Information für Bewerber über die Erhebung von personenbezogenen Daten
gemäß Art. 13 und 14 DS-GVO
Hoftex Group AG
Fabrikzeile 21
95028 Hof
und unsere Tochtergesellschaften verarbeiten im Rahmen der Bewerbung an uns übermittelte personenbezogene Daten (im Folgenden „Daten“ genannt) nach den Vorgaben der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des neuen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG n. F.). Der Bewerber ist die betroffene Person (auch Betroffener genannt) im Sinne Art. 4 Nr. 1 DS-GVO.
Dabei ist zwischen Art. 13 DS-GVO (Direkterhebung beim Betroffenen) und Art. 14 DSGVO (mittelbare Datenerhebung) zu unterscheiden:
- Direkterhebung beim Betroffenen (Art. 13 DS-GVO) bedeutet die Datenerhebung mit Kenntnis oder unter Mitwirkung des Betroffenen.
- Die mittelbare Datenerhebung (Art. 14 DS-GVO) bedeutet die Datenerhebung in Unkenntnis oder ohne Mitwirkung des Betroffenen.
Folgende Informationspflichten hat der potenzielle Arbeitgeber gegenüber dem Bewerber:
- Der Verantwortliche hat zum Zeitpunkt der Datenerhebung dem Betroffenen Folgendes gemäß Art. 13 Abs. 1 und 14 Abs. 1 DS-GVO mitzuteilen, sofern der Betroffene nicht bereits über diese Informationen verfügt:
- Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie ggf. seines Vertreters
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der potenzielle Arbeitgeber und damit die Geschäftsführung. Bei uns im Unternehmen sind das:
Vertretungsberechtigter Vorstand: Klaus Steger, Manuela Spörl
- Kontaktdaten des Konzern-Datenschutzbeauftragten
Datenschutzbeauftragter der Hoftex Group AG
Fabrikzeile 21
95028 Hof
Telefon: 09281 49-0
E-Mail: datenschutzbeauftragter@hoftexgroup.com
- Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung (insbesondere Erfassen, Nutzen, Speichern, Übermitteln) der Bewerberdaten erfolgt ausschließlich zum Zweck einer Stellenbesetzung im Bewerberauswahlprozess (Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses), um die Eignung in Bezug auf die beworbene Stelle zu prüfen und ggf. zu einem Vorstellungsgespräch einladen zu können.
Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung können neben Art. 88 DS-GVO und § 26 BDSG n.F. insbesondere Art. 6 Abs.1 lit. b DS-GVO (Datenverarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO sein (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung).
Eine weitere Rechtsgrundlage kann die Einwilligung des Beschäftigten im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO sein (z. B. Aufnahme in einen sog. Bewerberpool).
- Berechtigte Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten
Falls die Verarbeitung auf Grund des Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erfolgt, ist dies dem Bewerber mitzuteilen. Ein berechtigtes Interesse kann beispielsweise ein rechtliches, wirtschaftliches oder ideelles Interesse sein, dessen Legitimation im Rahmen einer Abwägung der Interessen des Beschäftigten im Einzelfall entschieden werden muss.
Vorliegend erfolgt die Verarbeitung nicht auf Grund eines berechtigten Interesses.
- Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern
Gemäß Art. 4 Nr. 9 DS-GVO können Empfänger Ihrer Daten natürliche oder juristische Personen, Behörden oder Einrichtungen sein.
Die Bewerberdaten werden an die für das Bewerbungsverfahren zuständigen innerbetrieblichen Stellen innerhalb des Konzernverbundes der Hoftex Group AG weitergeleitet.
Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, wenn uns vorher eine schriftliche Einwilligung gemäß § 26 Abs. 2 BDSG n. F. erteilt haben. Dies ist vorliegend nicht der Fall.
- Datenübermittlung an Drittstaaten oder an internationale Organisationen
Die Bewerberdaten werden ausschließlich innerhalb der EU verarbeitet und auf geschützten Servern in Deutschland unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben gespeichert. Eine Datenübermittlung an Drittstaaten oder an internationale Organisationen findet aktuell nicht statt.
Falls es bei der Verarbeitung der Daten zur Übermittlung an Länder außerhalb der EU bzw. EWR oder Dienstleister aus Ländern außerhalb der EU bzw. EWR (sog. Drittstaaten) kommt, prüfen wir, ob ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt, oder wir schließen die erforderlichen datenschutzrechtlichen Verträge ab (insbesondere die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und den EU-Standardvertrag).
- Kategorien personenbezogener Daten
Im Verlauf des Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir folgende Daten:
- Daten zur Identifikation (Name, Vorname, Foto, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort, Religion, Staatsangehörigkeit);
- Kontaktdaten (Privatadresse, private Telefonnummern und E-Mail-Adresse);
- Stellenbezogene Daten (Titel/Position, Grad, Status)
- Berufliche Qualifikation (Zeugnisse, Führerschein)
- Ausweisdokumente (Personalausweis, Reisepass, Sozialversicherungsnummer)
- (freiwillige) Informationen über Ihre Rasse oder ethnische Abstammung, Ihr Geschlecht, Ihren Gesundheitszustand, die möglicherweise zur Einhaltung von Anti-Diskriminierungsgesetzen und Meldepflichten gegenüber der Regierung erforderlich sind, und die wir benötigen, um den gesetzlichen Anforderungen bei der Gleichstellung nachzukommen;
- Referenzdaten (bisheriger Arbeitgeber, bisheriger Ausbilder)
- Informationen über ein Sie betreffendes Strafverfahren / Vorstrafenregister / Führungszeugnis
- Sonstige in Ihrem Anschreiben, Lebenslauf und Ihren Zeugnissen enthaltenen Informationen oder Informationen, die Sie uns freiwillig zur Verfügung gestellt haben
- Der Verantwortliche hat zum Zeitpunkt der Datenerhebung dem Betroffenen ferner Folgendes im Rahmen Verarbeitung gemäß Art. 13 Abs. 2 und 14 Abs. 2 DS-GVO mitzuteilen, sofern der Betroffene nicht bereits über diese Informationen verfügt:
- Quellen personenbezogener Daten
Sie haben uns Ihre Bewerberdaten selbst mitgeteilt. In diesem Fall ist es wichtig, dass diese Daten richtig sind und dass Sie uns dabei unterstützen, diese auf dem aktuellen Stand zu halten.
- Dauer der Speicherung
Wir speichern die Daten nur solange, bis der vertragliche Zweck erfüllt ist und keine anderweitigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen (z. B. handelsrechtliche oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten).
Wenn uns eine Einwilligung (z. B. zur Aufnahme in einen sog. Bewerberpool) erteilt wurde, speichern wir die Daten bis die Einwilligung widerrufen wurde, sofern es keine anderweitige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten gibt. Vorliegend wurde uns keine Einwilligung hierfür erteilt. Für eine Einwilligung zur Aufnahme in den Bewerberpool werden Sie explizit von uns gefragt.
Eine Ausnahme besteht, wenn die weitere Speicherung zum Zwecke der Beweisführung erforderlich ist. Nachdem unserseits eine Absage erteilt wurde, bewahren wir die Bewerbungsunterlagen zu Beweiszwecken (v. a. zur Entkräftung etwaiger Diskriminierungsvorwürfe bei behaupteten Verstößen gegen das AGG) für 6 Monate auf.
Sollten wir eine Stelle im Interesse des Bewerbers in Aussicht stellen können, werden wir um eine Einwilligung zur weiteren Aufbewahrung und ggf. in Abstimmung mit dem Bewerber um die Aktualisierung Ihrer Angaben bitten.
- Rechte als Betroffene/r
Betroffene können jederzeit nach Art. 15 DS-GVO Auskunft über ihre, von uns verarbeiteten Daten verlangen. Insbesondere können Auskünfte über die Zwecke der Verarbeitung, die Kategorien der verarbeiteten Daten, Kategorien der möglichen Empfänger sowie die geplante Speicherdauer erfragt werden.
Zudem sind Betroffene berechtigt, bei Unrichtigkeit der Daten nach Art. 16 DS-GVO die Berichtigung zu verlangen.
Außerdem können Betroffene nach Art. 17 DS-GVO die Löschung der Daten fordern, wenn die Speicherung der Daten nicht mehr notwendig ist; ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen wurde und eine anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung fehlt; Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt wurde und es keine vorrangigen, berechtigten Gründe für die weitere Verarbeitung der Daten gibt; die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden oder wenn eine Rechtspflicht zum Löschen nach EU oder nationalem Recht besteht.
Darüber hinaus haben Betroffene nach Art. 18 DS-GVO ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn die Richtigkeit der Daten für eine Dauer bestreitet werden, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der Daten zu überprüfen; die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Betroffene aber die Löschung der Daten ablehnen; der Zweck der Verarbeitung sich erledigt hat, die Daten aber zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen notwendig sind oder wenn nach Art. 21 DS-GVO widersprochen wurde und es noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber Interessen von Betroffenen überwiegen.
Des Weiteren haben Betroffene nach Art. 20 DS-GVO das Recht, die betreffenden Daten in einem gängigen, strukturierten und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Datenübertragbarkeit). Zudem kann unter bestimmten Voraussetzungen erwirkt werden, dass die Daten direkt von einem Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch möglich ist.
Betroffene haben das Recht, der Verwendung ihrer Daten zu den oben genannten Zwecken jederzeit zu widersprechen (Art. 21 DS-GVO).
Wenn uns eine Einwilligung zur Verarbeitung der Daten erteilt wurde, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Wenn die Einwilligung widerrufen oder die genannten Betroffenenrechte geltend gemacht wurden, dann wenden sich Betroffene bitte an Hoftex Group AG, Fabrikzeile 21, D-95028 Hof, oder senden eine E-Mail an hr@hoftexgroup.com.
- Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde
Betroffene können sich jederzeit mit einer Beschwerde an die Aufsichtsbehörden wenden (Art. 77 DS-GVO).
Eine Liste der Aufsichtsbehörden in Deutschland (für den nichtöffentlichen Bereich) sind mit Anschrift unter: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html zu finden.
- Bereitstellung von Daten
Sofern die Bereitstellung der Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich ist, ist dies dem Bewerber mitzuteilen. Vorliegend ist die Bereitstellung der Daten erforderlich, um das Bewerbungsverfahren als vorvertragliche Maßnahme gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO ordnungsgemäß durchführen zu können.
Wenn uns die Daten nicht zur Verfügung gestellt werden, ist es für uns nicht möglich, das Bewerbungsverfahren ordnungsgemäß durchzuführen und weitere Maßnahmen zu ergreifen, um ein Arbeitsverhältnis zu begründen.
- Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (gemäß Art. 22 DS-GVO) statt.
- Information über eine beabsichtigte Zweckänderung der Datenverarbeitung
Wir werden die Bewerberdaten nur zu den oben genannten Zwecken verarbeiten.
Im Falle einer Zweckänderung der Datenverarbeitung werden wir Betroffene rechtzeitig vor der Weiterverarbeitung über diesen anderen Zweck informieren.
